끝내자는 관리자, 안 된다는 직원… 재택근무 잔혹사
코로나 이후, 많은 기업이 재택근무를 축소 또는 철회하며 마찰이 심하다. 논란의 핵심은 재택근무의 생산성이다. 초기에는 통근 등에 소모되는 시간과 에너지를 아껴 생산성을 향상시킬 수 있다는 연구 결과가 우세했다. 하지만 21년 시카고대 연구 결과를 비롯해, 최근에는 재택근무의 생산성이 오히려 더 떨어진다는 연구 결과도 많다.
재택근무의 생산성이 떨어지는 이유는 협업의 어려움이다. 서로 간 업무 상황을 체크하기 위한 화상회의가 늘어난다. 브레인스토밍처럼 아이디어를 모으고 고도화해야 하는 협업에선 효율이 더욱 떨어진다.
그럼에도 재택근무 중단만이 답은 아니다. 강점 또한 뚜렷한데다, 이미 적응한 구성원의 만족도가 높아 중단하기도 힘들다. 재택근무의 강점은 유지하면서 ‘협업’에서의 약점을 극복할 방법은 없을까. 영국 이코노미스트는 회의를 줄이고 간소화하는 것이 핵심이라는 간단한 처방을 제시한다. 하지만, 어떻게?
재택근무 중인 구성원들의 활동 기록을 ‘볼 수 있다면’?
재택근무의 가장 핵심적인 문제는 ‘팀원들이 어떻게 일하는지 쉽게 확인할 수 없다’는 것이다. 그래서 관리자는 업무 확인과 조율을 위해 화상 회의를 자주 열게 된다. 구성원 사이에선 실무를 처리할 시간이 부족해진다는 원성이 높아진다.
이 문제, 극복할 수 있을까. 코로나 시기 줌(Zoom)과 같은 도구가 해결의 키가 되어줬듯이, 이번에도 ‘도구’가 해결의 열쇠일 수 있다.
알로(Allo)는 ‘일의 가시성’을 높이는 것을 중시한다. 첫 화면인 ‘대시보드’에서 1) 조직 전체의 OKR 달성도가 그래프로 한눈에 표시되며, 2) 주요 프로젝트 및 OKR의 진척도와 진척 상황, 3) 팀별 일정, 4) 다양한 업무 툴에서 진행되는, 구성원들의 실시간 업무 기록 등 ‘회사에서 일어나는 중요한 일들’을 실시간으로, 직관적으로 확인할 수 있다.
또 업데이트 예정인 ‘대시보드 위젯’ 기능을 사용하면, 보고 싶은 정보만 골라서 우리 회사 대시보드와 나만의 대시보드를 자유자재로 꾸밀 수도 있다.
여기에 최근 업데이트를 통해 새로 추가된 막강한 협업 기능이 있다. ‘활동 기록’이라는 기능이다.
여기에는, 구성원이 실시간으로 ‘어떤 업무 툴을 이용해 어떤 업무 내용을 수행하고 있는지’가 일자별로, 시간대별로 표시되고 아카이빙된다. 현재 슬랙, 줌, 아사나, 깃허브, 지라, 컨플루언스 등 주요 업무용 앱이 연동되어 있고, MS 팀즈, 구글 앱스(G-Suite), 피그마가 새로 연동될 예정이다.
이는 조직과 업무의 가시성을 한 차원 더 끌어올린다. 그 가시성은 실제 사무실 이상이다. 바로 옆자리뿐 아니라, 더 먼 자리, 아예 다른 팀까지 볼 수 있기 때문이다. 누가 어떤 업무의 담당자인지, 협업 및 업무 협조를 누구와 함께해야 하는지, 내 업무와 관련된 다른 업무가 어느 정도 진척되고 있는지까지.
우측의 ‘필터’를 이용하면 좀 더 세분화된 활동 기록 관리가 가능하다. 멤버별로, 앱 별로, 또 목적별로 활동 기록을 필터링해 살펴볼 수 있다. 예를 들어, “멤버 ‘이승환’이 ‘알로(Allo)’의 업무공간 ‘캔버스’에 남긴 ‘코멘트’만 살펴보기” 같은 식으로 말이다.
중요한 건 협업을 위한 ‘투명성’
재택근무에서의 협업이 점점 어려워지면서, 많은 조직이 ‘마이크로매니징’에 허덕이고 있다. 극단적으로는 일일 보고서를 작성하게 하거나, ‘보스웨어’라 불리는 감시 소프트웨어를 설치하는 경우까지 보인다. 그러나 이런 마이크로매니징은 정작 효율적인 협업엔 큰 도움이 되지 못한다. 오히려 구성원들의 심각한 반발을 부른다.
이 문제를 어떻게 극복하기 위한 핵심은 리더에게 집중되는 ‘강제성’이 아니라, 모두가 공유하는 ‘투명성’이다. ‘알로’에서는 누가 무슨 일을 하는지 어떤 상황인지가, 리더 1인이 아닌 모든 구성원들에게 투명하게 공개된다. ‘활동 기록’을 통해 다른 구성원들의 현재 업무 내용을 확인하고, 이를 통해 구성원들의 업무 성향까지 파악할 수 있다. 어떤 앱을 주로 사용하는지, 누구와 주로 협업하는지. 다른 구성원뿐 아니라, 자기 자신에 대해서도 말이다.
개인의 프라이버시가 보장되지 않을 정도로 ‘너무 투명한’ 것도 문제가 될 수 있다. 감시 소프트웨어가 답이 아닌 까닭이다. ‘알로(Allo)’는 보스웨어같은 감시 도구가 아니라, 협업을 위한 진행 상황을 공유하는 툴이다. 원하는 프로젝트는 비공개로 관리할 수도 있다. 업무를 위한 투명성은 높이되, 보안과 더불어 구성원 개인의 업무 영역 또한 보장한다.
‘활동 기록’은 자동화되어 관리되므로, 관리자도, 구성원도 따로 업무 보고에 시간을 허비할 필요가 없다. 관리자는 화상회의나 구성원 호출 없이, ‘알로’의 ‘활동 기록’에 접속하는 것만으로 업무 진행 내역을 쉽게 파악할 수 있다. 알로의 투명성은 구성원 입장에서도 유의미하다. 특정 업무에 대해 세부 내용을 알고 싶다면, 해당 업무 담당자의 활동 기록을 보고 개요를 얻을 수 있다. 미팅 전에 담당자의 활동 기록을 미리 참고해두면, 미팅 시간도 크게 단축된다.
‘투명성’의 힘은 막강하다. 심지어 신규 직원조차도, ‘활동 기록’을 들여다보면 조직의 전체적인 업무 구조가 어떤지, 나와 일해야 할 사람이 누군지, 또 어떤 앱을 어떤 업무에 활용하는지 등 전반적인 정보를 파악할 수 있다. 기존에는 수없이 많은 업무 미팅과 비공식적 커뮤니케이션이 필요했던 작업이다.
협업 도구 범람의 시대, 나뉘어진 협업 도구를 한 곳에서 관리
협업 도구가 발달하면서 업무는 새로운 난관에 봉착했다. ‘협업 도구가 너무 많다’는 것이다. 심지어 내가 진행했던 업무조차도 이 업무가 ‘어떤 도구’에서 진행됐는지 기억하기가 어렵다. 온갖 앱을 열어보면서 작업 내용을 찾아다닌다. 개인 업무에서조차 이 정도니, 팀 커뮤니케이션에서는 문제가 더욱 심각해진다. 재택근무의 활성화로 이 문제는 더욱 커졌다.
고도화된 업무 환경을 생각하면, 협업 툴을 줄이는 것은 실질적으로 불가능하다. 대신 ‘알로’는 각종 협업 툴의 ‘활동 기록’을 한 곳에서 확인함으로써, 이런 모호성을 크게 감소시킨다. 단순히 확인만 하는 게 아니라, 모든 툴에 흩어진 데이터들을 ‘알로’ 한 곳에서 종합적으로 검색할 수도 있다. ‘알로’가 협업의 중앙 허브가 되는 셈이다.
세부 업무 관리 또한 알로에서 원스톱으로 가능하다. 알로는 노션이나 트렐로 같은 협업 툴에서 볼 수 있던 것처럼, 프로젝트를 칸반형, 캘린더형, 리스트형 등으로 관리하는 기능도 제공한다.
‘캔버스’는 마지막 고리다. ‘캔버스’는 어떤 자료든지 자유롭게 올리고 시각화해 관리하는 화이트보드형 업무공간으로, ‘활동 기록’이나 ‘OKR’ 등 알로의 다른 기능과 부드럽게 연동된다. 내 캔버스뿐 아니라 다른 구성원의 캔버스에 참여해 협업할 수도 있고, 때에 따라서는 세부적인 업무 내역을 리더가 직접 확인하는 것도 가능하다.
오늘의 재택근무는 ‘협업의 생산성’이라는 측면에서 아쉬움을 노출하고 있다. 하지만 이건 어떤 협업 도구를 어떻게 활용하느냐에 따라 충분히 극복 가능한 문제다. 아니, 어쩌면 오피스 통근 이상으로 진보시킬 수도 있다. ‘감시’가 아니라 ‘가시성’, 그리고 전 구성원이 공유하는 ‘투명성’을 높임으로써 말이다.
조직 전체의 목표를 뚜렷하게 보여주는 ‘대시보드‘에, 구성원들이 지금 어떤 앱으로 어떤 일을 하는지 보여주는 ‘활동 기록’. 그리고 각종 협업 도구의 통합과, 업무의 시각화를 도와주는 캔버스에 이르기까지. ‘알로(Allo)’는 원격 근무의 가시성과 투명성을 계속해서 높여가고 있다. 특히 이번 ‘활동 기록’ 업데이트는 재택근무를 두고 고민에 빠진 관리자들에게 분명 강력한 도구가 되어줄 것이다.
